Manajemen File

Manajemen file sangat penting untuk mencegah hilang / rusaknya data-data penting baik diakibatkan oleh virus ataupun kerusakan hardware yang memaksa kita untuk reparasi windows.

1.    Pengertian Manejemen File

File/dokumen merupakan informasi seperti tulisan, gambar ataupun suara yang dibuat sendiri,sedangkan file program adalah file yang berisi program.

Manejemen file adalah metode dan struktur data yang digunakan system operasi untuk mengatur dan mengorganisir file pada disk atau partisi.

2.    Mengenal Perintah dalam Manejemen File

a.      Menu

Menu merupakan kumpulan perintah yang sudah dikelompokan berdasarkan fungsinya masing-masing.jenis perintah menu ada tiga macam yaitu sebagai berikut

1)      Menu pull down, merupakan menu yang muncul ke atas atau bawah pada saat mouse diklik pada bagian tersebut.

2)      Menu cascading, merupakan menu sekunder yang muncul pada saat memilih bagian menu utama.

3)       Menu pop up, merupakan menu yang muncul ketika menekan klik kanan 1 kali pada mouse.

b.      Ikon

Ikon merupakan perintah berbentuk gambar yg dijalankan / diakifkan dengan cara klik 2 kali menggunakan mouse. Ikon-ikon yg mempunyai fungsi berkaitan diletakkan dalam satu kelompok dinamakan dengan tab menu. Untuk memunculkan tab menu pada program aplikasi Ms.Word dapat dilakukan dengan cara klik Office Button → Word Options → klik Customize.

c.       Shortcut

Shortcut merupakan perintah yg dilakukan dengan menggunakan kombinasi tombol-tombol pada keyboard. Kombinasi tombol tersebut adalah tombol Ctrl, Alt, Shift, dll.

Shortcut	Fungsi
Ctrl + A	Untuk melakukan blok semua tulisan dan gambar yg terdapat pada dokumen.
Ctrl + B	Untuk membuat huruf tebal.
Ctrl + E	Untuk membuat paragraf rata tengah.
Ctrl + J	Untuk membuat paragraf rata kanan dan kiri.
Ctrl + L	Untuk membuat paragraf rata kiri.
Ctrl + R	Untuk membuat paragraf rata kanan.
Ctrl + Esc	Untuk memunculkan tombol Start (pojok kiri bawah layar).
Ctrl + Space bar	Untuk menghapus format huruf.
Ctrl + K	Untuk menyisipkan hubungan dengan file lain.
Ctrl +  N	Untuk membuat dokumen baru.
Ctrl + O	Untuk membuka file yg sudah pernah disimpan sebelumnya.
Ctrl + S	Untuk menyimpan file dokumen yg sudah dibuat.
Ctrl + P	Untuk mencetak dokumen.
Ctrl + U	Untuk membuat huruf diberi garis bawah.
Ctrl + V	Untuk memunculkan hasil Copy dan Cut.
Ctrl + W	Untuk menutup program Microsoft Word.
Ctrl + X	Untuk memotong kata / kalimat.
Ctrl + Y	Untuk membatalkan perintah Undo
Ctrl + Z	Untuk membatalkan perintah terakhir yg dimasukkan.
Alt + F4	Untuk keluar dari program aplikasi Microsoft Word.
F1	Untuk membuka file bantuan penggunaan program Microsoft Word.
F7	Untuk mengecek ejaan bahasa Inggris.
Delete	Untuk menghapus satu huruf di kanan.
Ctrl + Delete	Untuk menghapus satu kata di kanan.
Backspace	Untuk menghapus satu huruf di kiri.
Ctrl + Backspace	Untuk menghapus satu kata di kiri.
Shift + F3	Untuk mengubah huruf besar, kecil, dll
Alt + Ctrl + S	Untuk memecah jendela dokumen.
Alt + Ctrl + P	Untuk mengubah tampilan ke Print Layout View.
Alt + Ctrl + O	Untuk mengubah tampilan ke Outline View.
Alt + Ctrl + N	Untuk mengubah tampilan normal.
Alt + Shift + C	Untuk mengembalikan dokumen setelah dipecah.
Alt + Shift + A	Untuk memformat huruf menjadi besar semua (capital).
Alt + Shift + W	Untuk menggarisbawahi kata tanpa spasi.
Alt + Shift + D	Untuk member garis bawah ganda pada teks.
Alt + Shift + K	Untuk memformat huruf menjadi huruf besar tetapi berukuran kecil.

d.      Perintah Penggunaan Mouse

Ada 4 macam perintah penggunaan mouse antara lain:

1)   Drag and drop

Perintah menggunakan mouse dengan cara menekan tombol kiri mouse tanpa dilepas, untuk kemudian mouse digerakkan ke posisi tertentu dan lepaskan klik mouse tersebut.

Berikut adalah beberapa kegunaan dari perintah drag and drop:

a)      Memindahkan file yg disimpan melalui Windows Explorer.

b)      Memperbesar / memperkecil objek/ gambar dalam program grafis.

c)       Memunculkan ikon yg terdapat pada toolbar.

d)      Menggunakan scroll bar pada program aplikasi.

e)      Memindahkan ikon yg terdapat pada desktop, dll

2)   Click (klik)

Perintah dengan cara menekan tombol kiri mouse 1 kali secara cepat. Perintah klik berfungsi untuk memilih program, memilih ikon, memunculkan menu, menempatkan pointer pada lembar kerja, dll.

3)   Double click

Perintah dengan cara menekan tombol kiri mouse 2 kali secara cepat tanpa menggeser / menggerakan mouse.

Perintah double clik berfungsi untuk membuka program aplikasi pada desktop, membuka file melalui Windows Explorer, dll.

4)   Right click

Perintah dengan cara menekan tombol kanan 1 kali secara cepat yg fungsinya untuk memunculkan menu perintah.

3.    Mengaktifkan Windows Explorer

Langkah-langkah yg dilakukan untuk mengaktifkan / menjalankan Windows Explorer adalah sebagai berikut:

a.      Cara Pertama

1)      Klik tombol Start pada baris taskbar.

2)      Arahkan pada pilihan All Program → pilih Accessories → kemudian klik pilihan Windows Explorer. Jendela tampilan Windows Explorer akan terlihat.

b.      Cara Kedua

Untuk mengaktifkan jendela Windows Explorer dengan klik pada tombol Start, kemudian pada bagian Search Program and File ketikkan Windows Explorer → lalu tekan tombol Enter pada keyboard. Jendela Windows Explorer akan ditampilkan.

c.       Cara Ketiga

Anda juga dapat menggunakan cara dengan menempatkan petunjuk mouse pada tombol Start, kemudian klik tombol mouse sebelah kanan, sehingga terlihat menu shortcut. Klik pilihan Open Windows Explorer.

d.      Cara Keempat

Tampilan jendela Windows Explorer dapat dibuka melalui ikon computer yg terdapat pada layar desktop / dapat juga dengan mengeklik ikon Windows Explorer yg terdapat pada taskbar.

4.    Mengelola Folder/File

a.      Mengenal Tipe File

Berikut adalah beberapa contoh tipe file dari program aplikasi:

1)      Microsoft Word, mempunyai tipe file .doc

2)      Microsoft Excel, mempunyai tipe file .xls

3)      Microsoft Power Point, mempunyai tipe file .ppt

4)      Adobe Photoshop, mempunyai tipe file .psd

5)      CorelDRAW, mempunyai tipe file .cdr

6)      Executable File, mempunyai tipe file .exe

7)      System File, mempunyai tipe file .sys

8)      Adobe Acrobat Reader, mempunyai tipe file .pdf

b.      Membuat Folder Baru

Langkah-langkah yg digunakan untuk membuat folder baru adalah sebagai berikut:

1)      Klik menu New Folder

2)      Ganti nama folder New Folder yg dibuat secara otomatis dengan nama folder yg sesuai dengan keinginan.

3)      Untuk mengubah nama folder New Folder tersebut dengan cara ketik menu Organize pilih Rename, kemudian ketikkan nama folder sesuai dengan keinginan.

c.       Menghapus folder

Langkah-langkah ygdigunakan untuk menghapus folder yg tidak lagi dibutuhkan adalah sebagai berikut

1)      Klik folder yg akan dihapus.

2)      Tekan tombol Delete pada keyboard / klik menu Organize → pilih Delete.

3)      Pada jendela Delete Folder pilih perintah Yes untuk menghapus folder. Folder yg dihapus dengan perintah tersebut akan ditempatkan / dipindahkan ke Recycle Bin. Tetapi jika kita ingin folder dihapus secara permanen dapat menggunakan tombol Shift dan tombol Delete pada keyboard ditekan secara bersamaan.

d.      Memanggil, Mengedit, dan Menyimpan File/Folder

1)   Memanggil File/Folder

File/folder yg sudah dibuat dan disimpan di harddisk dapat dipanggil dengan cara klik kanan Start (pojok kanan bawah) → pilih Explorer. Cari file yg akan dibuka pada drive di mana file tersebut disimpan. Setelah file ditemukan, klik 2 kali pada file tersebut.

2)   Mengedit File/Folder

Mengedit adalah mengubah/ membetulkan kesalahan isi file yg pernah dibuat. Untuk mengedit file dapat dilakukan setelah kita masuk pada program aplikasi yg digunakan.

3)   Menyimpan File/Folder

Cara menyimpan file/folder adalah pilih menu File klik Save, atau menggunakan kombinasi tombol Ctrl+S pada keyboard. Tentukan tempat / lokasi penyimpanan kemudian tulis nama file, setelah selesai klik tombol Save.

e.      Memindah Folder

→

Langkah-langkah yg digunakan untuk memindahkan folder yg diinginkan adalah sebagai berikut:

1)      Buka tampilan Windows Explorer

2)      Pilih folder/file yg ingin dipindahkan letaknya.

3)      Tekan kombinasi tombol Ctrl+X pada keyboard / klik tombol Organize → klik Cut untuk memberikan perintah pemindahan.

4)      Tekan kombinasi tombol Ctrl+V pada keyboard / klik tombol Organize → klik Paste untuk menampilkan hasil pemindahan.

f.        Mengopi File/Folder

Mengopi adalah suatu cara untuk menggandakan file/folder yg terpilih.

Langkah-langkah mengopi file/folder adalah:

1)      Buka tampilan Windows Explorer

2)      Pilih file/folder yg ingin dikopi.

3)      Tekan kombinasi tombol Ctrl+C pada keyboard / pilih Organize → klik Copy untuk memberikan perintah pengopian.

4)      Pilih lokasi drive / folder tujuan

5)      Tekan kombinasi tombol Ctrl+V pada keyboard / pilih Organize → klik Paste untuk menampilkan hasil pengopian.

g.      Recycle Bin

Tempat pembuangan sementara file-file yg sudah dihapus.

Jika ingin mengembalikan file tersebut ke tempat penyimpanan semula, maka gunakan cara sebagai berikut:

1)      Buka tampilan Recycle Bin.

2)      Pilih file/folder yg ingin dikembalikan.

Klik tombol Restore the selected items, maka file/folder yg terpilih secara otomatis akan dikembalikan ke tempat asalnya maka pastikan tidak ada file/folder yg terpilih, lalu klik tombol Restore All items.

klik link ini : https://drive.google.com/file/d/0B9uUh9GfsW1WZ0d0YnE1cGo5Q2s/edit?usp=sharing

Mengolah Dokumen

1.    Membuat Dokumen Baru

Untuk membuat dokumen baru pada program aplikasi Ms.Woed 2007 menggunakan cara sebagai berikut.

a.       Klik Office Button kemudia pilih New 

b.      Maka akan muncul jendela New Document. Perhatikan gambar (a)!

c.       Pilih Blank document → kemudian tekan tombol Create, maka lembar kerja dokumen baru akan muncul. Perhatikan gambar (b)!

A                                                                                             B

2.    Menyimpan Dokumen

Langkah-langkah menyimpan dokumen sebagai berikut:

a.       Gunakan perintah shortcut Ctrl + S atau klik ikon Save yg terdapat pada Quick Access Toolbar, atau tekan Office Button, kemudian pilih Save As. Perhatikan gambar (a)!

b.      Maka akan muncul kotak dialog Save As. Perhatikan gambar (b)!

c.       Pada bagian Save in pilih drive atau folder yg diinginkan.

d.      Ketik nama file pada bagian File name.

e.      Klik tombol Save.

   

A                                                                               B

3.    Membuka Dokumen

Cara membuka Microsoft Word sebagai berikut:

a.       Menggunakan ikon Open yg terdapat pada Quick Access Toolbar.

b.      Menggunakan menu Open yg terdapat pada Office Button.

c.       Menggunakan perintah shortcut Ctrl + O.

d.      Melalui menu Documents yg bisa diaktifkan dengan cara klik tombol Start → pilih Documents.

e.      Melalui fasilitas Windows Explorer yg terdapat pada computer.

4.    Menyalin Dokumen

Untuk menyalin / menggandakan dokumen pada Ms.Word maka menggunakan cara sebagai berikut:

a.       Lakukan blok / seleksi pada paragraf.

b.      Pada grup Clipboard → klik ikon Copy atau tekan kombinasi Ctrl + C pada keyboard.

c.       Buka lembar kerja baru atau jika ingin diletakkan pada dokumen yg sama, maka pindahkan kursor pada tempat salinan diletakkan.

d.      Klik ikon Paste yg terdapat pada grup Clipboard, atau tekan kombinasi tombol Ctrl + V pada keyboard.

5.    Memindahkan Teks atau Objek

Cara-cara memindahkan teks / objek sebai berikut:

a.       Lakukan blok atau seleksi pada teks dan objek yg akan dipindahkan.

b.      Klik ikon Cut yg terdapat pada grup Clipboard atau tekan kombinasi tombol Ctrl+X pada keyboard.

c.       Buka lembar kerja baru / jika ingin diletakkan pada dokumen yg sama, maka pindahkan kursor pada tempat salinan diletakkan.

d.      Klik ikon Paste yg terdapat pada grup Clipboard, atau tejan kombinasi tombol Ctrl + V pada keyboard.

6.    Mengatur Margin Halaman

Pengaturan kertas atau halaman sebaiknya dilakukan saat sebelum mengetik sebuah dokumen supaya hasilnya bisa teratur sesuai dengan yg kita inginkan.

Margin adalah jarak antara teks / batas pengetikan dan tepi kertas.

Untuk mengatur margin halaman menggunakan cara sebai berikut :

a.       Aktifkan dokumen yg akan diatur batas marginnya.

b.      Pada tab ribbon menu Page Layout → grup Page Setup → klik ikon Margin, maka akan muncul pilihan.

c.       Pilih salah satu ukuran margin yg diinginkan dengan cara klik satu kali menggunakan mouse.

d.      Apabila ingin mengatur batas margin lebih lanjut, klik pada pilihan Custom Margin, sehingga muncul jendela Page Setup.

Keterangan:

-          Top                          : untuk mengatur batas margin atas dokumen.

-          Bottom                    : untuk mengatur batas margin bawah dokumen.

-          Left                          : untuk mengatur batas margin kiri dokumen.

-          Right                       : untuk mengatur margin kanan dokumen.

-          Gutter                     : untuk mengatur batas penjilidan.

-          Gutter Position       : untuk meletakkan ukuran margin tambahan pada gutter di bagian kiri dan atas.

-          Portrait                    : untuk menentukan posisi kertas secara vertikal.

-          Landscape               : untuk menentukan posisi kertas secara horizontal.

-          Multiple pages        : untuk mengatur tata letak dokumen yg memiliki jumlah halaman lebih dari satu halaman.

e.      Atur batas margin sesuai dengan yg diinginkan.

f.        Klik tombol OK.

7.    Mencetak Dokumen

Untuk mencetak dokumen menggunakan cara seperti berikut:

a.       Klik ikon Print yg terdapat pada Quick Access Toolbar, atau tekan Office Button kemudian pilih Print.

b.      Maka akan muncul jendela Print.

c.       Atur sesuai dengan keinginan. Setelah selesai klik tombol OK.

Keterangan:

-          Name : pilihan jenis printer yg akan digunakan.

-          All : untuk mencetak semua halaman pada dokumen.

-          Current page : untuk mencetak halaman yg aktif.

-          Selection : untuk mencetak halaman yg diseleksi.

-          Number of copies : untuk menentukan jumlah yg akan dicetak.

-          Pages : untuk mencetak halaman pada posisi tertentu saja.

-          Print what : untuk menentukan bagian mana yg dicetak.

Print : untuk menentukan halaman mana yg akan dicetak, apakah semua halaman, nomor ganjil saja, atau nomor genap saja.


Klik link ini : https://drive.google.com/file/d/0B9uUh9GfsW1WQi15T0wyUWhFbVE/edit?usp=sharing